आप ग्राहकों की लिस्ट और अपना ऑफ़र देते हैं, AI एजेंट उन्हें कॉल करके बात करती है, और आपकी सेल्स टीम को सिर्फ़ इच्छुक ग्राहकों की लिस्ट मिलती है। इस गाइड में पढ़िए कि यह काम 5 स्टेप्स में कैसे होता है, इसके 6 बड़े फायदे क्या हैं, और मैनुअल कॉलिंग से यह कितनी अलग है।
डेटाबेस से लेकर सेल्स टीम के फॉलो-अप तक, हर स्टेप में क्या होता है और आपको क्या करना है। AI कॉलिंग क्या है, यह पहले समझना है? बुनियादी जानकारी के लिए यह गाइड पढ़ें।
सबसे पहले तय होता है कि किसे कॉल करना है और क्यों।
इसके लिए चाहिए ग्राहकों की लिस्ट (नाम और नंबर), कॉल का मकसद, जैसे नई enquiry को परखना, ऑफ़र बताना या अपॉइंटमेंट याद दिलाना, और कॉल की भाषा।
सबसे अच्छे नतीजे उन लोगों से आते हैं जिन्होंने खुद आपसे संपर्क किया हो या जो पहले से आपके ग्राहक हों। इसलिए शुरुआत ताज़ा enquiries और पुराने ग्राहकों से करें।
अब AI को आपके बिज़नेस के बारे में सिखाया जाता है: आपका प्रोडक्ट या सर्विस, ऑफ़र, टाइमिंग, और ग्राहक अक्सर क्या पूछते हैं।
हमारी टीम आपके साथ कॉल स्क्रिप्ट लिखती है, आवाज़ और भाषा चुनती है, और टेस्ट कॉल करती है।
आप टेस्ट कॉल खुद सुनते हैं, और जो लाइन ठीक न लगे उसे बदलवाते हैं। आपकी मंज़ूरी के बाद ही असली कॉल्स शुरू होती हैं। सेटअप में आमतौर पर 24 घंटे से 7 वर्किंग दिन लगते हैं।
तय समय पर AI आपकी लिस्ट को कॉल करना शुरू करती है, एक साथ कई कॉल्स पर।
हर कॉल पर वह आपके बिज़नेस की ओर से बात शुरू करती है, ग्राहक की बात सुनती है, और 3 से 5 छोटे सवाल पूछती है।
ग्राहक बीच में टोके तो AI रुककर सुनती है। ग्राहक हिंदी से अंग्रेज़ी या मराठी पर जाए तो AI भी भाषा बदल लेती है। "अभी बिज़ी हूँ" कहने पर कॉलबैक का समय नोट हो जाता है।
हर कॉल खत्म होते ही उसका नतीजा सेव होता है: इच्छुक, कॉलबैक चाहिए, इच्छुक नहीं, या गलत नंबर। साथ में कॉल की रिकॉर्डिंग, पूरी बातचीत का टेक्स्ट और एक छोटा सारांश भी मिलता है।
जो ग्राहक तुरंत बात करना चाहे, उसे कॉल के दौरान ही आपकी टीम को लाइव ट्रांसफ़र किया जा सकता है। टीम व्यस्त हो तो कॉलबैक तय हो जाता है, ताकि लीड हाथ से न जाए।
अब आपकी टीम का काम आसान है: पूरी लिस्ट की जगह सिर्फ़ इच्छुक ग्राहकों को कॉल करना, और वह भी उनके जवाबों का सारांश पढ़कर। ग्राहक को अपनी बात दोबारा नहीं दोहरानी पड़ती।
हर हफ़्ते रिपोर्ट देखकर स्क्रिप्ट सुधारी जाती है: कौन-सा सवाल ग्राहकों को रोक रहा है, किस समय ज़्यादा लोग फ़ोन उठाते हैं, और किस भाषा में बेहतर जवाब मिलता है।
मान लीजिए एक कोचिंग इंस्टिट्यूट के पास वेबसाइट और विज्ञापनों से आई enquiries की लंबी लिस्ट है। AI कॉलिंग के साथ उसका पहला हफ़्ता कुछ ऐसा दिख सकता है। यह एक उदाहरण है, किसी ग्राहक के असली आँकड़े नहीं।
प्रोसेस समझ लिया। अब यह कि इससे आपके बिज़नेस को असल में क्या मिलता है।
एक टेलीकॉलर दिन में सीमित कॉल्स ही कर पाता है। AI एक साथ कई कॉल्स करती है, इसलिए हज़ारों लोगों की लिस्ट कुछ ही दिनों में पूरी हो जाती है।
त्योहार, सेल या लॉन्च जैसे कम समय वाले मौक़ों पर यह सबसे ज़्यादा काम आता है।
हिंदी, अंग्रेज़ी, मराठी, गुजराती, तमिल, तेलुगु, कन्नड़, बंगाली और मलयालम। ग्राहक अपनी भाषा में ज़्यादा भरोसे से बात करता है, और आपको हर भाषा के लिए अलग टीम नहीं रखनी पड़ती।
AI आने वाली कॉल्स का जवाब दिन-रात, छुट्टी के दिन भी देती है, इसलिए रात 11 बजे आई enquiry भी नहीं छूटती।
बाहर जाने वाली कैंपेन कॉल्स नियमों के मुताबिक़ आमतौर पर सुबह 9 से रात 8 बजे के बीच होती हैं।
नई enquiries को परखना, पुराने ग्राहकों को नया ऑफ़र बताना, इवेंट या प्रदर्शनी का न्योता देना। एक ही सिस्टम से लीड्स भी बनती हैं और प्रमोशन भी होता है।
बड़े कैंपेन के लिए नई भर्ती, नई सीटें और ट्रेनिंग नहीं चाहिए। आपकी मौजूदा टीम वही रहती है, और उसका समय सिर्फ़ उन ग्राहकों पर लगता है जो सच में खरीदना चाहते हैं।
हर कॉल की रिकॉर्डिंग, टेक्स्ट और सारांश, और पूरे कैंपेन की रिपोर्ट: कितने लोगों ने फ़ोन उठाया, कितने इच्छुक थे, कितनों ने कॉलबैक माँगा। फ़ैसले अंदाज़े से नहीं, आँकड़ों से होते हैं।
मैनुअल कॉलिंग बुरी नहीं है। बड़ी डील और लंबी बातचीत के लिए इंसान ही सबसे अच्छा है। फर्क तब दिखता है जब कॉल्स ज़्यादा हों और समय कम। यह टेबल नीचे दी गई तस्वीर का टेक्स्ट वर्ज़न है, कुछ और बातों के साथ।
| AI कॉलिंग | मैनुअल कॉलिंग | |
|---|---|---|
| कॉल्स की संख्या | एक साथ कई कॉल्स, दिन में हज़ारों | हर टेलीकॉलर की सीमित कॉल्स |
| समय | आने वाली कॉल्स 24/7; कैंपेन कॉल्स सुबह 9 से रात 8 | सिर्फ़ ऑफ़िस टाइम |
| भाषा | 9+ भारतीय भाषाएँ, कॉल के बीच बदल सकती है | टीम जितनी भाषाएँ जानती है, आमतौर पर 1-2 |
| फॉलो-अप | हर लीड को समय पर कॉल और कॉलबैक | भीड़ में कई लीड्स छूट जाती हैं |
| रिकॉर्ड | हर कॉल की रिकॉर्डिंग, टेक्स्ट और सारांश | मैनुअल नोट्स, जितने लिखे गए |
| खर्च | बड़े कैंपेन के लिए नई भर्ती नहीं | ज़्यादा कॉल्स के लिए ज़्यादा स्टाफ़ |
| नई टीम की ट्रेनिंग | स्क्रिप्ट एक बार तय, हर कॉल पर एक जैसी | हर नए व्यक्ति को अलग ट्रेनिंग |
तीन आँकड़े डालिए, नतीजा तुरंत दिखेगा। कोई फ़ॉर्म या नंबर नहीं चाहिए।
उदाहरण के आँकड़े पहले से भरे हैं। इन्हें अपने आँकड़ों से बदलें।
हर 100 में से लगभग 42 लीड्स को कॉल ही नहीं जाती। AI पहली कॉल करे, तो हर लीड को उसी दिन कॉल जा सकती है।
गणना: छूटी लीड्स = लीड्स − कॉल्स; रोज़ के घंटे = कॉल्स × मिनट ÷ 60; महीना = 26 कामकाजी दिन। इसमें कोई कीमत नहीं जोड़ी गई है।
अपॉइंटमेंट या सर्विस रिमाइंडर की एक छोटी कॉल, लगभग 30 सेकंड की। [ब्रैकेट] वाले शब्द अपने बिज़नेस के हिसाब से बदलें। असली कॉल्स से पहले हमारी टीम आपके साथ फ़ाइनल स्क्रिप्ट तय करती है।
AI: नमस्ते [नाम] जी, मैं [बिज़नेस] से बोल रही हूँ। आपका [सर्विस] का अपॉइंटमेंट कल [समय] बजे है। क्या आप आ पाएँगे?
ग्राहक: कल थोड़ा मुश्किल है।
AI: कोई बात नहीं। परसों सुबह 11 बजे या शाम 5 बजे, इनमें से कौन-सा समय ठीक रहेगा?
ग्राहक: शाम 5 बजे ठीक है।
AI: बढ़िया, परसों शाम 5 बजे का समय नोट कर लिया है। धन्यवाद, आपका दिन शुभ हो!
AI (अगर ग्राहक कॉल न चाहे): ठीक है, हम आपको दोबारा कॉल नहीं करेंगे। धन्यवाद।
AI: नमस्कार [नाव] जी, मी [बिझनेस] मधून बोलत आहे. तुमची [सर्व्हिस] ची अपॉइंटमेंट उद्या [वेळ] वाजता आहे. तुम्ही येऊ शकाल का?
ग्राहक: उद्या जरा अवघड आहे.
AI: हरकत नाही. परवा सकाळी 11 किंवा संध्याकाळी 5, यापैकी कोणती वेळ चालेल?
ग्राहक: संध्याकाळी 5 चालेल.
AI: छान, परवा संध्याकाळी 5 ची वेळ नोंदवली आहे. धन्यवाद, तुमचा दिवस छान जावो!
AI (ग्राहकाला कॉल नको असल्यास): ठीक आहे, आम्ही तुम्हाला पुन्हा कॉल करणार नाही. धन्यवाद.
AI: Hello [Name], this is [Business]. Your [service] appointment is tomorrow at [time]. Will you be able to come?
Customer: Tomorrow is a bit difficult.
AI: No problem. Would the day after tomorrow at 11 AM or 5 PM work for you?
Customer: 5 PM works.
AI: Great, I have noted 5 PM the day after tomorrow. Thank you, have a good day!
AI (if they ask not to be called): Understood, we will not call you again. Thank you.
जो ग्राहक कहे "दोबारा कॉल मत करना", उसका नंबर आपकी opt-out लिस्ट में चला जाता है, और कैंपेन कॉल्स सिर्फ़ तय घंटों में होती हैं।
पहला कैंपेन शुरू करने से पहले ये सात चीज़ें तैयार रखें। इससे सेटअप जल्दी होता है और पहले ही हफ़्ते से साफ़ नतीजे मिलते हैं।
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लिस्ट, ऑफ़र और स्क्रिप्ट तय होने के बाद सेटअप में आमतौर पर 24 घंटे से 7 वर्किंग दिन लगते हैं। आपकी मंज़ूरी के बाद ही असली कॉल्स शुरू होती हैं।
स्टेप 2 में AI को आपके प्रोडक्ट, ऑफ़र, टाइमिंग और आम सवालों की जानकारी दी जाती है। हमारी टीम आपके साथ स्क्रिप्ट लिखती है और टेस्ट कॉल करती है।
उसे कॉल के दौरान ही आपकी टीम को लाइव ट्रांसफ़र किया जा सकता है। टीम व्यस्त हो तो कॉलबैक का समय तय हो जाता है।
हाँ। AI कई कॉल्स एक साथ करती है, इसलिए दिन में हज़ारों कॉल्स हो सकती हैं। लिस्ट जितनी बड़ी हो, कैंपेन उतने दिनों में बाँटा जा सकता है।
हर कॉल की रिकॉर्डिंग, बातचीत का टेक्स्ट, सारांश और नतीजा (इच्छुक, कॉलबैक, इच्छुक नहीं) आपके डैशबोर्ड में मिलता है, साथ में पूरे कैंपेन की रिपोर्ट।
आने वाली कॉल्स का जवाब AI 24/7 देती है। बाहर जाने वाली कैंपेन कॉल्स नियमों के मुताबिक़ आमतौर पर सुबह 9 से रात 8 बजे के बीच ही होती हैं।
AI भी भाषा बदल लेती है। हिंदी, अंग्रेज़ी, मराठी, गुजराती, तमिल, तेलुगु, कन्नड़, बंगाली और मलयालम में बात हो सकती है।
CRM से जोड़ना रिक्वेस्ट पर होता है, पहले यह जाँचकर कि आपके CRM के साथ यह संभव है या नहीं। तब तक ग्राहकों की लिस्ट अपलोड करके कैंपेन चलाया जा सकता है।
AI विनम्रता से कॉल खत्म करती है और वह नंबर आपकी opt-out लिस्ट में चला जाता है, ताकि उसे दोबारा कॉल न जाए।
हाँ। हर हफ़्ते की रिपोर्ट और कुछ रिकॉर्डिंग्स देखकर स्क्रिप्ट, सवाल या कॉल का समय बदला जा सकता है। यही स्टेप 5 का हिस्सा है।
AI एजेंट अंग्रेज़ी के अलावा उन आठ भाषाओं में कॉल करता है जो भारत के संविधान की आठवीं अनुसूची में शामिल हैं: हिंदी, मराठी, गुजराती, तमिल, तेलुगु, कन्नड़, बांग्ला और मलयालम।
Troika Tech – Fully Managed AI Calling Services. AI Created. Human Perfected.
अपना नाम और नंबर डालिए, हम आपके लिए लाइव AI डेमो कॉल सेट करेंगे। आवाज़ सुनिए, बीच में टोकिए, सवाल पूछिए, हिंदी या अंग्रेज़ी में।